Tombol Reply Yang Ada Saat Membuka Email Digunakan Untuk

Kuliah Apresiasi Komputer: Microsoft Outlook

Kirim email

Cara mengirim email biasanya tergantung dari perangkat lunak yang digunakan, walaupun demikian secara umum caranya hampir sama. Dalam
Microsoft Outlook, untuk mengirim email ada beberapa pilihan seperti pada menu di bawah ini:

yaitu ada pilihan

1. Tombol
   New: untuk menulis/mengirim email baru.
2. Tombol
   Reply: untuk membalas email
   hanya
   kepada pengirim email yang tercantum dalam
   From:
3. Tombol
   Reply to All: membalas email kepada
   setiap
   alamat email yang tercantum pada
   To:
4. Tombol
   Forward: meneruskan email kepada seseorang.

Catatan: biasanya yang sering terjadi
abuse
pada penggunaan perintah
Reply
dan
Reply to All. Kebanyakan perangkat lunak pengirim email,
setting by default
adalah mengutip seluruh email yang di
Reply
atau
Reply All, sehingga sering kita jumpai kutipan berulang-ulang yang tidak kita perlukan namun tetap disertakan. Merupakan sebuah keharusan dan etika dalam peremailan, bahwa sebelum mengirim email kita harus mencermati apa yang akan terkirim. Oleh karena itu, seseorang yang biasa melakukan
forward
maupun
reply
dengan menyertakan seluruh email sebelumnya tanpa diedit seperlunya, biasanya dianggap tidak mengenal etika bergaul melalui email.

Kita perhatikan format email di bawah ini:

1. Pada
   To:
   (To …): dituliskan alamat email yang dituju. Jika kita gunakan perintah
   Reply to All, maka pada bagian ini akan muncul sejumlah alamat email yang dikirimi email oleh pengirim semula. Kita harus berhati-hati apakah memang seluruh alamat email tersebut perlu mendapatkan/membaca jawaban kita.
2. Pada
   Cc:
   (Cc …): dituliskan alamat email yang ingin kita tembusi. Ini fungsinya persis serupa dengan
   Tembusan:
   pada surat-surat formal seperti lazimnya kita terima di dunia nyata. Catatan: pada kasus
   Cc:
   (=
   carbon copy) alamat email yang kita tembusi di sini, akan terbaca/tampak oleh semua penerima email kita, baik yang tercantum pada
   To:
   maupun
   Cc:.
3. Pada
   Bcc:
   (Bcc …): dituliskan alamat email yang ingin kita tembusi. Perbedaannya dengan
   Cc:
   adalah alamat email yang kita tembusi di sini,
   tidak
   akan terbaca/tampak oleh penerima email kita, baik yang tercantum pada
   To:
   maupun
   Cc:. Catatan:
   Bcc:
   (=
   blind carbon copy) biasanya kita gunakan untuk memberikan tembusan kepada seseorang, namun kita ingin merahasiakan bahwa orang tersebut menerima tembusan dari kita.
4. Pada
   Subject:
   dituliskan topik email yang ingin kita kirim.
5. Pada
   Bagian (1): dituliskan isi dari email yang dikehendaki sesuai dengan subyek yang telah dijelaskan di atas.
6. Pada
   Bagian (2): seperti dalam dunia nyata, pada bagian akhir dari surat biasanya kita bubuhkan tanda tangan kita. Dalam per-email-an juga dijumpai hal yang serupa, bagian ini biasanya disebut
   signature. Biasakan mencantumkan
   signature
   kita, karena ini bagian dari sopan-santun per-email-an. Gunakan
   signature
   sesuai dengan isi email: formal atau informal. Cara membuat dapat diikuti di sini.
7. Pada
   Bagian (3): biasanya bagian kutipan akan diletakkan sesudah
   signature
   kita, walaupun hal ini bisa diatur melalui menu pada perangkat lunak pengirim email.

Sebelum memejet tombol
Send, sebaiknya dicermati terlebih dahulu alamat email yang tercantum pada
To:,
Cc:, dan
Bcc:
seperti yang disajikan di atas. Setelah semuanya sesuai dengan yang dikehendaki, baru tekan tombol
Send. Khusus untuk
Bcc:
dan
Reply to All
tidak usah digunakan kalau kita tidak yakin kegunaannya.