Jelaskan Prosedur Pencatatan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Alumnice.co – Jelaskan Prosedur Pencatatan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Pengertian Surat masuk dan surat keluar
pada dasarnya merupakan sebuah metode yang banyak dimiliki oleh sebuah perusahaan. Adanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini dapat digunakan untuk mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan surat untuk sebuah perusahaan biasanya berfungsi untuk membuat, mengelola, mengulas surat hingga menentukan tujuan suatu surat akan dikirimkan atau dibagikan.

Meskipun demikian, ada banyak perusahaan yang belum menerapkan pengaturan surat secara elektronis. Beberapa perusahaan masih menggunakan metode manual untuk mengatur surat masuk dan surat keluarnya. Pada akhirnya, hal ini akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan dikarenakan pengaturan surat secara manual membutuhkan effort yang cukup besar.

Beberapa hal yang harus dilakukan ketika mengatur surat masuk dan surat keluar yaitu seperti, membutuhkan banyak lembaran kertas, perlu ketelitian dalam melakukan pemeriksaan, prosedur permintaan persetujuan yang memerlukan waktu cukup lama, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan pada saat melakukan pencarian dan perubahan surat serta berbagai hal manual lainya.



Nah, pada artikel ini kita akan membahas tentang pengaturan surat yang baik dan benar, mulai dari pengertian surat masuk dan surat keluar, tujuan dan fungsi surat masuk dan surat keluar, manfaat surat masuk dan surat keluar, macam-macam surat masuk dan surat keluar, hingga contoh dari surat masuk dan surat keluar.

A. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Pada dasarnya, pengertian surat masuk dan surat keluar sudah sering dipakai dalam berbagai aktivitas administrasi, baik dalam lingkup sebuah perusahaan maupun dalam organisasi tertentu.

Dengan memahami pengertian surat masuk dan surat keluar, Kamu akan dapat lebih mudah dalam melakukan pengaturan atau pengelolaan terhadap surat masuk dan surat keluar yang ada di perusahaan atau organisasi. Berikut ini pengertian surat masuk dan surat keluar.

Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam suatu instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim oleh instansi atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa berasal dari instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang lain.

Setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat dikatakan sebagai surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat dapat digunakan sebagai bahan yang otentik sekaligus landasan bagi institusi atau perusahaan untuk melaksanakan suatu kegiatan.

Maka dari itu, dalam perusahaan atau institusi perlu melakukan pengaturan atau pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga kegiatan institusi atau perusahaan bisa terlaksana secara maksimal.

Sementara itu, pengertian surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau bagian dari suatu instansi atau perusahaan.

Selain itu, surat keluar bisa dipahami sebagai surat yang sudah lengkap dari suatu instansi, organisasi, perusahaan, atau lembaga lainnya. Surat yang sudah lengkap yaitu surat yang memiliki tanggal, nomor, stempel, hingga tanda tangan oleh pihak yang berwenang.

Surat keluar biasanya digunakan sebagai bentuk inisiatif untuk memberikan jawaban atau tanggapan terkait isi dari surat masuk yang telah terima. Maksud dari pembuatan surat keluar adalah untuk menciptakan hubungan timbal yang baik sehingga kedua belah pihak bisa mendapatkan suatu keuntungan tertentu.

Baca :   Mengolah Buah Segar Menjadi Makanan Siap Saji Bertujuan

Proses pengelolaan surat keluar bisa ditentukan oleh besar kecilnya suatu perusahaan atau organisasi. Misalnya saja, untuk perusahaan atau organisasi yang terbilang masih kecil dan tidak terlalu memiliki kegiatan yang kompleks.

Maka pengaturan dan pengelolaan surat bisa diberikan kepada seorang pegawai saja. Namun, bagi perusahaan atau organisasi yang memiliki kegiatan yang sangat kompleks, pengelolaan surat perlu melibatkan beberapa pegawai dengan tugasnya masing-masing.

B. Tujuan dan Fungsi Surat Masuk dan Surat Keluar

Setelah mengetahui tentang pengertian surat masuk dan surat keluar, pada bagian ini kita akan mulai memahami tentang tujuan dan fungsi surat masuk dan surat keluar. Dengan memahami tujuan dan fungsinya, Kamu bisa jadi akan lebih matang dalam mengatur dan mengelola surat masuk dan surat keluar di suatu perusahaan.

Nah, berikut ini adalah tujuan dan fungsi surat masuk dan surat keluar yang perlu diperhatikan, diantaranya yaitu.

1. Fungsi Surat Masuk

Fungsi yang paling utama dari surat masuk dan surat keluar yaitu sebagai sarana komunikasi antara pihak perusahaan atau instansi dengan pihak yang lain. Beberapa fungsi dan tujuan surat masuk yang lain yaitu, sebagai berikut:

a. Sebagai alat komunikasi

b. Sebagai wakil dari penulis

c. Sebagai alat bukti historis

d. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

e. Sebagai alat pengingat

f. Sebagai alat bukti tertulis

2. Fungsi Surat Keluar

Hampir sama dengan dengan surat masuk, salah satu fungsi dari surat keluar adalah sebagai media komunikasi atau interaksi sebuah perusahaan atau instansi dengan pihak lainnya. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan secara umum dari surat keluar, diantaranya yaitu:

a. Sebagai alat tata usaha

b. Sebagai wakil penulis

c. Sebagai media komunikasi tertulis

d. Sebagai alat bukti tertulis

e. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi

C. Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar

Setiap sebuah perusahaan atau lembaga lainnya pasti memerlukan sistem pengelolaan terkait surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan sendiri dilakukan agar kegiatan atau aktivitas dari sebuah perusahaan atau lembaga bisa berlangsung secara optimal sehingga mampu mencapai tujuan yang telah ditentukan.



Dengan mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal, maka suatu perusahaan atau lembaga bisa memiliki kinerja yang optimal dan cenderung meningkat. Hal ini dikarenakan sistem komunikasi yang telah diatur sehingga penyebaran surat menjadi lebih cepat dan tepat.

Nah, beberapa manfaat mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal yang perlu diperhatikan yaitu, sebagai berikut:

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.

2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.

3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan ketika diperlukan.

4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

D. Tahapan Pengelolaan Surat Masuk

Penerimaan surat masuk dapat terlaksana dengan baik apabila dilakukan sesuai dengan tahapan yang baik pula. Berikut ini adalah beberapa tahapan penerimaan surat yang baik, yaitu:

1. Penerimaan surat

Pola pengelolaan atau nerimaan surat masuk di setiap kantor pada dasarnya berbeda-beda. Khusus pengelolaan sistem buku agenda, penerimaan surat dilakukan oleh Tata Usaha.

2. Penyortiran surat

Surat yang telah diterima oleh bagian tata usaha atau bagian administrasi akan dilakukan pemisahan atau penyortiran.

3. Pembukaan surat

Surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin pembuka surat atau pisau pembuka surat. Kemudian, Kamu dapat melakukan pencocokan alamat surat dengan alamat pada amplopnya. Jika terdapat perbedaan data antara alamat amplop dengan isi surat, maka amplop dapat disatukan dibelakang surat dengan stapler. Namun, apabila ada kesamaan data antara alamat tujuan pada amplop dengan alamat pada kertas surat, maka amplop tidak perlu disatukan.

4. Pencatatan atau registrasi

Pencatatan surat dapat dikerjakan dengan memakai buku agenda. Pencatatan sendiri sangat penting untuk dilakukan. Hal ini bisa digunakan untuk mengetahui volume surat yang masuk, dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan, bahkan juga tahunan.

Baca :   Gambar Rambu Rambu Lalu Lintas Dalam Bahasa Inggris Dan Artinya

5. Penyertaan lembar disposisi

Kemudian, surat yang dilampiri lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan atau atasan terkait dengan penanganan hingga proses selanjutnya dari masuknya surat tersebut.

6. Pencatatan di buku ekspedisi intern

Selanjutnya, surat dapat disampaikan kepada pihak yang dituju. Surat tersebut bisa divatat dalam buku ekspedisi intern.

7. Pendistribusian surat

Berikutnya, surat bisa didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah atau unit kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.

8. Klasifikasi surat

Cara untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau sekretaris dalam unit pengolah atau unit kerja harus membaca beberapa surat yang telah dilakukan penyortiran.

9. Penyampaian surat

Kemudian, beberapa surat yang ada di secretaries desk file dapat segera disampaikan kepada atasan atau pimpinan. Hal ini dapat membuat ia dapat memberikan disposisi surat.

10. Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan

Setelah pimpinan atau atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga hal yang bisa ditindaklanjuti dari disposisi surat. Tiga hal itu, yakni surat diedarkan, surat dibalas, atau surat disimpan.

E. Tahapan Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dasarnya berbeda. Berikut ini adalah beberapa tahapan pengelolaan surat keluar yang perlu diperhatikan, diantaranya yaitu:

1. Pembuatan konsep surat

Konsep surat bisa disebut juga dengan istilah draft. Pembuatan konsep surat dapat disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang sesuai dengan keinginan pimpinan. Oleh karena itu, dalam sebuah surat harus memiliki konsepnya.

2. Pengetikan

Apabila konsep surat telah disetujui dan diberi kode atau nomor surat, surat dapat langsung diserahkan kepada unit pengolah. Setelah itu, seorang kepala unit pengolah harus memiliki tekun dan teliti pada saat melakukan pemeriksaan pada hasil pengetikan konsep surat tersebut. Setelah melalui koreksi, maka konsep surat tersebut telah memiliki bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada.

3. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Kemudian, konsep yang telah disetujui oleh pimpinan tersebut dapat dilakukan pengetikan dalam bentuk akhir pada kertas, tentu saja dengan kepala surat atau kop surat.

4. Penandatanganan

Selanjutnya, surat yang telah diketik di kertas dapat diserahkan kepada pimpinan atau pihak yang memiliki wewenang untuk memberikan tanda tangan.

5. Pencatatan

Dalam proses melakukan pencatatan, beberapa kegiatan yang perlu dilakukan yaitu, sebagai berikut:

a. Surat yang telah diberi tanda tangan, di stempel serta kelengkapan yang lain, seperti lampiran dan amplop.

b. Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda oleh petugas yang disebut agendaris.

c. Surat dinas yang telah selesai dilakukan pencatatan dalam buku agenda telah siap dikirim kepada pihak yang dituju.

6. Pengiriman surat

Untuk pengiriman surat sendiri bisa dikerjakan dengan dua macam cara, yaitu dikirim secara langsung atau melalui pos.

7. Penyimpanan surat

Pada saat mengatur surat keluar, lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sementara lembar yang kedua bisa disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Sistem kearsipan setiap organisasi atau perusahaan biasanya berbeda.

F. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat

1. Kartu kendali

Kartu kendali dapat dipahami sebagai alat untuk melakukan penelusuran dan pengendalian terhadap proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar atau surat dinas lainnya.

Kartu kendali bisa juga digunakan untuk menjadi pengganti dari buku agenda. Hal ini dikarenakan buku agenda bisa jadi akan mempersulit jurnal dalam penemuan informasi suatu surat masuk dan surat keluar secara cepat.

Sementara itu, kartu kendali bisa diartikan sebagai prosedur pencatatan dan pengendalian surat. Hal ini bisa menjadi kontrol terhadap suatu surat masuk dan surat keluar sejak masuk sampai disimpan.

Kartu kendali sangat mempermudah untuk menemukan informasi daripada buku agenda. Kartu kendali memiliki susunan yang lebih sistematis berupa kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis.

2. Lembar disposisi

Lembar disposisi dapat dipahami sebagai lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat, entah untuk diberikan oleh atasan kepada bawahan maupun sebaliknya. Lembar disposisi biasanya dipakai untuk melakukan pencatatan pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat.

Baca :   Cara Menjalankan Aplikasi Android Di Pc Tanpa Emulator

Oleh karena itu, surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar disposisi juga dapat disiapkan oleh petugas tata usaha bagian satuan kerja pengarah sehingga pimpinan hanya perlu mengisi kolom isi disposisi serta penentuan penerusannya. Lembar disposisi bisa dibuat berukuran setengah kuarto.

3. Folder

Folder merupakan semacam map, tetapi tidak dengan daun penutup. Dalam folder biasanya berisi tab, tab sendiri yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menampilkan judul dari file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dapat disusun bebas sehingga bisa membuat daya muat dokumen.

Folder biasnaya terbuat dari kertas manila dengan panjang 35 cm, lebar 24 cm. Sementara itu, ukuran panjang tab yaitu 8-9 cm dengan lebar hanya 2 cm. Folder diisi dengan dokumen atau arsip sehingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah.

4. Guide (penunjuk atau pemisah)

Guide dapat diartikan sebagai penunjuk tempat berbagai berkas itu disimpan. Guide juga memiliki fungsi sebagai pemisah antara beberapa berkas tersebut. Guide sendiri memiliki bentuk berupa segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm. Guide juga memiliki mempunyai tab atau bagian yang menonjol di atasnya, hal ini membuat guide dapat berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.

5. Tickler File (berkas pengingat)

Tickler file dapat diartikan sebagai suatu alat yang berbentuk seperti kotak. Alat ini memiliki fungsi untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam arsip.

6. Filling Cabinet

Filling cabinet merupakan alat yang biasa digunakan untuk melakukan penyimpan terhadap folder yang telah berisi berbagai lembaran arsip sekaligus beberapa guidenya. Filling cabinet sendiri memiliki bentuk laci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis.

7. Buku agenda

Buku agenda merupakan buku yang memiliki isi kolom-kolom keterangan atau data dari surat yang dicatat. Buku agenda sendiri bisa dipakai sebagai alat bantu untuk menemukan suatu surat yang sebelumnya disimpan di file. Buku agenda juga bisa menjadi referensi pertama untuk mencari surat.

G. Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut ini adalah tiga jenis surat masuk dan keluar yang biasa digunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan, di antaranya yaitu:

1. Surat Pribadi

Surat pribadi yaitu surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau pegawai. Sesuai namanya, surat ini bersifat pribadi yang dikirimkan oleh suatu pihak, baik itu perorangan maupun perusahaan atau lembaga yang lain.

2. Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi atau organisasi untuk keperluan administrasi. Surat dines sendiri ada beberapa jenis, yaitu:

a. Surat dinas rutin/ biasa

b. Surat dinas penting

c. Surat dinas rahasia

3. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis dan dikirim oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang mengandung kepentingan tentang suatu bisnis.

Nah, itulah penjelasan singkat terkait pengertian surat masuk dan surat keluar yang menjadi penting bagi perusahaan. Dimana, pengertian surat masuk dan surat keluar sudah sering dipakai dalam berbagai aktivitas administrasi, baik dalam lingkup sebuah perusahaan maupun dalam organisasi tertentu.

Untuk menemukan informasi lebih lanjut terkait pengertian surat masuk dan surat keluar serta informasi terkait lainnya, Grameds dapat melihat rekomendasi buku & artikel yang ada dibawah ini terkait pegertian surat masuk dan surat keluar!

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

ePerpus adalah layanan perpustakaan digital masa kini yang mengusung konsep B2B. Kami hadir untuk memudahkan dalam mengelola perpustakaan digital Anda. Klien B2B Perpustakaan digital kami meliputi sekolah, universitas, korporat, sampai tempat ibadah.”

logo eperpus

  • Custom log
  • Akses ke ribuan buku dari penerbit berkualitas
  • Kemudahan dalam mengakses dan mengontrol perpustakaan Anda
  • Tersedia dalam platform Android dan IOS
  • Tersedia fitur admin dashboard untuk melihat laporan analisis
  • Laporan statistik lengkap
  • Aplikasi aman, praktis, dan efisien

Jelaskan Prosedur Pencatatan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Sumber: https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-surat-masuk-dan-surat-keluar/

Check Also

Apa Yang Dimaksud Dengan Gas Inert

Alumnice.co – Apa Yang Dimaksud Dengan Gas Inert Dalam bidang pelayaran, ada banyak jenis kapal …