Jelaskan Hal Utama Yang Sering Terjadi Dalam Menggunakan Komputer Akuntansi

PROGRAM APLIKASI KOMPUTER AKUNTANSI

Komputerisasi akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi dimana komputer sebagai teknologi untuk menjalankan aplikasi yang digunakan dalam mengolah transaksi akuntansi dan sekaligus untuk menghasilkan laporan keuangan dalam sebuah perusahaan. Lembaga bisnis mulai menerapakan sistem informasi di segala bidang termasuk bidang akuntansi yang dipicu oleh perkembangan teknologi komputer. Banyaknya
software
aplikasi komputer akuntansi yang tersedia di masyarakat menjadikan penerapan komputer di bidang akuntansi ini semakin luas berkembang. Namun kurang tersedianya tenaga kerja yang kompeten dalam pengoperasian komputerisasi akuntansi menjadi permasalahan pokok yang dihadapi oleh lembaga bisnis.

Perangkat lunak yang digunakan untuk komputerisasi akuntansi salah satunya adalah
MYOB.
MYOB
(Mind Your Own Business) merupakan
software
akuntansi buatan Australia.
Software
ini banyak sekali digunakan di Indonesia. Tampilan yang familiar, mudah digunakan,
dan penambahan fitur baru telah membawa
MYOB
pada versi 18.
MYOB
juga telah terbit untuk edisi Eropa dan Edisi Amerika (MYOB Premier Accounting Plus),
MYOB
Edisi Asia dan versi
Original
yang
MYOB Accounting Plus Versi 18
di Indonesia.

Kelebihan:

1.



Mudah dipahami karena disertai gambar dan ikon yang menunjukkan siklus akuntansi.

2.



Didukung multi
user
dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap
user.

3.



Tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.

4.



Terintegrasi dengan
Microsoft Office
sehingga mudah digunakan dalam editing dan modifikasi data atau laporan.

5.



Fitur dan fungsi sangat lengkap, seperti
reminder
utang-piutang, surat tagihan,
payroll
bahkan mendukung fungsi
email
sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

6.



Cocok untuk segala jenis usaha baik skala kecil, multi departemen dan multi proyek.

7.



Mudah dalam perawatan
database
dan
backup data.

8.



Petunjuk penggunaan banyak beredar di Indonesia hal ini karena
software MYOB
ini populer di Indonesia dan digunakan di banyak perusahaan dan juga diajarkan di Universitas dan juga SMK-SMK.

Kekurangan:

1.



Meski telah
multi user, tetapi tidak bisa digunakan secara bersamaan.

2.



Format necara masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban =
Net Aset
(Modal).

3.



Belum mendukung
multi-currency
(mata uang).

4.



Belum mendukung multi gudang. Hal ini cukup mengganggu bila perusahaan yang menggunakan
software
ini memiliki lebih dari satu gudang.

Menu-menu pilihan pada aplikasi komputer akuntansi

Membuka file perusahaan

Membuat file perusahaan

Melihat contoh perusahaan

Melihat keunggulan dari versi terbaru

Keluar dari program MYOB

Praktik Komputer Akuntansi Perusahaan Jasa




3

KOMPUTERISASI FILE DATA AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN JASA

A.
Penggunaan Menu Pembuatan File Data Bisnis Baru

File


data baru adalah
file
data akuntansi yang digunakan untuk menyimpan seluruh data
yang dientri ke dalam komputer.
File
ini dibuat (hanya sekali) yaitu pada saat perusahaan melakukan konversi dari sistem manual ke komputer akuntansi dengan menggunakan
MYOB.

A.
INFORMASI UMUM PERUSAHAAN

Strawberry Salon & Spa adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam penjualan jasa perawatan rambut dan tubuh. Selain penjualan jasa, Strawberry Salon & Spa juga menjual barang yang berhubungan dengan perawatan tubuh dan rambut seperti lulur mandi, vitamin rambut dan
creambath. Perusahaan ini didirikan oleh Nona Mariska, Tahun 2001 dan telah menggunakan catatan akuntansi secara manual, kemudian sejak 1 Januari 2013 perusahaan memutuskan untuk melakukan pencatatan secara komputerisasi dan memilih program
MYOB Accounting Plus V-18
sebagai
software
pendukungnya.

B.



KEBIJAKAN AKUNTANSI

Strawberry Salon & Spa mengambil kebijakan sebagai berikut:

1.) Umum

·



Sistem berpasangan dengan dasar
accrual basis

·



Periode akuntansi tahunan dimulai dari 1 Januari sampai dengan 31 Desember

·



Sub periode akuntansi 12 bulan

·



Pada setiap akhir bulan disusun Neraca Saldo

·



Jurnal khusus dan jurnal umum untuk mencatat transaksi

·



Transaksi menggunakan mata uang rupiah

·



Setiap pembelian barang dagangan, perlengkapan dan peralatan diperhitungkan PPN Masukan (VAT In) 10% dari nilai pembelian

·



Setiap retur pembelian akan diperhitungkan pengurangan atas nilai hutang dan PPN Masukan (VAT In)

·




Termin


pembayaran 2/10, n/30. Pembayaran dalam periode diskon akan mengurangi
nilai hutang

·



Keterlambatan membayar utang didenda 1% dari nilai utang (pembelian)

·



Pengeluaran kas di atas Rp 1.000.000,- dilakukan dengan cek

·



Setiap pengeluaran cek harus didukung dengan bukti pengeluaran kas

·



Setiap pengeluaran kas sebesar Rp 1.000.000,- atau kurang dilakukan dengan dana kas kecil

·



Sistem pencatatan kas kecil menggunakan dana tidak tetap (sistem fluktuasi)

·



Pengisian kas kecil dilakukan ketika saldonya Rp 1.000.000,-

·



Setiap penjualan barang dagangan akan diperhitungkan PPN Keluaran (VAT Out) 10% dari nilai penjualan (jasa tidak dikenakan PPN)

·



Setiap retur penjualan akan diperhitungkan pengurangan atas nilai piutang dan PPN Keluaran (VAT Out)

·




Termin


pembayaran 2/10, n/30. Pelunasan dalam periode diskon akan mengurangi
nilai piutang dan PPN Keluaran (VAT Out)

·



Keterlambatan membayar piutang di denda 1% dari nilai piutang

·



Setiap penerimaan kas sementara akan disimpan di brangkas perusahaan dan dicatat ke dalam akun
Cash On Hand

·



Pada setiap akhir pekan (Jumat Sore) seluruh kas ditangan akan disetor ke Bank dan didukung dengan bukti penyetoran Bank

·



Dana Perusahaan di simpan dalam Rekening Bank Mandiri Nomor: 143-000-924-

724

6.) Penyusutan Aktiva Tetap

·



Penyusutan atau depresiasi aktiva tetap dihitung dengan metode garis lurus

·



Perhitungan dan pencatatan beban depresiasi dilakukan pada setiap akhir bulan.

B.
Input Data Bisnis Identitas dan Kebijakan Akuntansi

1.



Klik ikon
MYOB Accounting Plus Versi 18

2.



Pilih
create

untuk membuat file perusahaan baru

3.



Klik Next

4.



Pada jendela
New Company File Assistant,
lengkapi identitas perusahaan seperti ini, kemudian klik
Next

5.



Selanjutnya lengkapi
Accounting Information
seperti berikut ini, kemudian kilk

Next

6.



Selanjutnya akan ditampilkan jendela konfirmasi. Baca kembali periode akuntansi yang ditampilkan pada jendela tersebut. Bila ada kesalahan klik
Back
dan perbaiki data yang salah. Apabila sudah benar klik
Next.

7.



Selanjutnya muncul jendela
Account List. Untuk kasus Strawberry Salon & Spa kita gunakan opsi yang kedua. Kemudian klik
Next

8.



Selanjutnya muncul jendela
Company File. Tentukan nama dan lokasi penyimpanan
file
untuk data perusahaan, lalu klik

Change

karena akan mengubah direktori
penyimpanan sesuai kebutuhan. Kemudian klik
Next.

9.



Selanjutnya muncul jendela berikut. Pilih
Command Centre
untuk memulai MYOB versi 18 ED

10. Selanjutnya muncul jendela
Command Centre
seperti gambar berikut

C. Evaluasi dan Tugas Mandiri

Evaluasi Pengetahuan

1.



Jelaskan menu utama yang digunakan dalam membuat data bisnis baru pada aplikasi komputer akuntansi MYOB!

2.



Sebutkan identitas perusahaan yang diinput saat membuat data bisnis baru pada aplikasi komputer akuntansi!

3.



Sebutkan kebijakan akuntansi yang diinput saat membuat data bisinis baru pada aplikasi komputer akuntansi!

4.



Bagaimana cara memperbaiki kesalahan yang muncul pada jendela konfirmasi
accounting information?

5.



Bagaimana cara menyimpan file data bisnis baru pada folder yang diinginkan?

Evaluasi Ketrampilan

Berikut ini adalah data sebuah perusahaan jasa. Berdasarkan data tersebut buatlah data bisnis baru drai perusahaan tersebut ada masing-masing laptop Anda.

A.





IDENTITAS PERUSAHAAN

Nama Perusahaan: “Bengkel Fajar Motor”

Bengkel Fajar Motor adalah bengkel mobil yang menyediakan jasa service mobil, seperti ganti oli, turun mesin/turn up, strum accu dab sebagainya. Bengkel ini didirikan oleh Bapak I Made Budiman pada tahun 1990. Pada tahun itu pencatatan transaksi kegiatan di bengkel dilakukan secara manual. Seiring dengan bertambah sehingga Pak Made pun mulai mengalami kesulitan dalam melakukan pencatatan transaksi dari segi waktu. Atas saran dari temannya maka digantilah pencatatan manual dengan menggunakan MYOB accounting versi 18 ED. pencatatan MYOB dimulai pada tanggal 1 Januari 2014 sampai sekarang.

B.





KEBIJAKAN AKUNTANSI

Bengkel Fajar Motor mengambil kebijakan sebagai berikut.

1.) Umum

·



Sistem berpasangan dengan dasar accrual basis

·



Periode akuntansi tahunan dimulai dari 1 Januari sampai dengan 31 Desember

·



Sub periode akuntansi 12 bulan

·



Pada setiap akhir bulan disusun Neraca Saldo

·



Jurnal khusus dan jurnal umum untuk mencatat transaksi

·



Transaksi menggunakan mata uang rupiah

·



Setiap pembelian barang dagangan, perlengkapan dan peralatan diperhitungkan PPN Income 10% dari nilai pembelian

·



Setiap retur pembelian akan diperhitungkan pengurangan atas nilai hutang

·



Termin pembayaran 2/10. n/30. Pembayaran dalam periode diskon akan mengurangi nilai hutang

·



Keterlambatan membayar utang didenda 1% dari nilai utang

·



Pengeluaran kas di atas Rp 1.000.000,- dilakukan dengan cek

·



Setiap pengeluaran cek harus didukung dengan bukti pengeluaran kas

·



Setiap pengeluaran kas sebesar Rp 1.000.000,- atau kurang dilakukan dengan dana kas kecil

·



Sistem pencatatan kas kecil menggunakan dana tidak tetap (sistem fluktuatif)

·



Pengisian kas kecil dilakukan ketika saldonya Rp 1.000.000,-

·



Setiap penjualan barang dagangan akan diperhitungkan PPN Outcome 10% dari nilai penjualan sedangan jas tidak dikenakan PPN

·



Setiap retur penjualan akan diperhitungkan pengurangan atas nilai piutang

·



Termin pembayaran 2/10, n/30. Pelunasan dalam periode diskon akan mengurangi nilai piutang

·



Keterlambatan membayar piutang di denda 1% dari nilai piutang

·



Setiap penerimaan kas akan disimpan di bank ke dalam akun Bank Mandiri.

·



Dana perusahaan di simpan dalam Rekening Bank Mandiri Nomor: 143-000-

924-724

6.) Penyusutan Aktiva Tetap

·



Penyusutan atau depresiasi aktiva tetap dihitung dengan metode garis lurus.

·



Perhitungan dan pencatatan beban depresiasi dilakukan pada setiap akhir bulan.

DAFTAR AKUN UNTUK PERUSAHAAN JASA

A. Penggunaan Menu untuk Pembuatan Daftar Akun

Daftar akun atau bagan akun (Chart of Account) merupakan suatu rangkaian akun-akun yang dibuat secara sistematis dan teratur sesuai dengan kelompok dan kode akunnya untuk memudahkan pemprosesan data sehingga mudah dilaporkan. Daftar akun dibuat setelah pencatatan data awal perusahaan yang berupa identitas perusahaan dan kebijakan akuntansi. Pada aplikasi komputer akuntansi MYOB ada beberapa menu yang digunakan dalam memproses data akuntansi seperti gambar berikut ini

B.
Klasifikasi dan Pengkodean Akun-Akun

a.) Tipe-Tipe Akun

Dalam MYOB, daftar akun dikelompokkan dalam 8 tipe akun dari kode akun nomor 1 sampai dengan kode akun9 (kode akun 7 tidak digunakan) seperti berikut ini

1






2






3






4






5






6






8




9

b.) Kode Akun

Setiap akun memiliki kode 5 digit Digit ke 1 : Kategori Akun Digit ke 2-5 : Nomor ID Akun

Setiap nomor bersifat unik dan tidak boleh ada yang sama. Apabila akun yang akan dibuat memiliki kode yang sama, maka akan muncul kotak dialog berikut ini sebagai notifikasi.

c.) Kelompok Akun

Akun pada MYOB dikelompokkan menjadi dua yaitu

1.



Akun Header, berfungsi sebagai header, nilainya tidak dapat diposting (Non Postable). Akun ini biasanya tercetak dengan huruf tebal.

2.



Akun Detail, berfungsi sebagai child, nilainya dapat diposting (Postable). Akun ini tercetak dengan huruf biasa.

Akun Detail

Akun Header

Berikut ini adalah contoh akun-akun yang digunakan pada kasus Strawberry Salon & Spa

C. Mengedit Akun

Pada aplikasi komputer akuntansi MYOB telah disediakan beberapa akun yang bisa digunakan kembali pada data bisnis baru. Akun-akun tersebut dapat disesuaikan dan diedit sesuai kebutuhan perusahaan sehingga tidak perlu mambuka akun baru. Akun yang dapat diedit adalah :

^ü





Cheque Account


menjadi
Cash In Bank

^ü





Undeposited Funds


menjadi
Cash On Hand

^ü





Trade Debtors


menjadi
Account Receivable

^ü





Trade Creditors


menjadi
Account Payable

Catatan :

Untuk akun
Undeposited Fund
dapat diedit pula menjadi akun
Petty Cash
apabila perusahaan tidak menggunakan akun
Cash On Hand. Hal ini dapat dilakukan apabila perusahaan menggunakan kebijakan menyetorkan langsung kas ke bank pada saat terjadi penerimaan kas

Misalnya pada kasus Strawberry Salon & Spa kitaakan mengedit akun Cheque Account menjadi Bank Mandiri. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1.



Klik Account


^à


Account List

2.



Pilih Assets, kemudian klik Cheque Account


^à


lalu pilih Edit

3.



Ganti atau edit akun menjadi Cash in Bank atau sesuai kasus gunakan Bank Mandiri.

D. Menghapus Akun

Akun-akun yang tidak digunakan oleh perusahaan dapat dihapus dengan tujuan untuk menyederhanakan daftar akun sehingga mudah dicari. Akun-akun yang tergolong
Linked
Account
yang ditandai dengan tanda
Check list
(√)
tidak dapat dihapus. Apabila akun yang tergolong
Linked Account
dihapus akan muncul notifikasi
berikut ini.

Adapun langkah-langkah menghapus jika diambil salah satu contoh provision account adalah sebagai berikut.

1.



Aktifkan akun yang akan dihapus dengan cara mengklik tanda panah pada akun atau klik dua kali akun tersebut.

2.



Kemudian klik toolbar menu edit


^à


pilih
Delete Account

E.
Membuat Akun Baru

Setelah akun-akun yang tidak digunakan dihapus langkah selanjutnya dalam menyiapkan daftar akun adalah membuat akun baru sesuai kebutuhan perusahaan. Adapun langkah-langkah membuat akun baru adalah sebagai berikut.

Account



^à



Account List



^à





Klik
New

F.
Menyesuaikan Linked Account

Program MYOB sudah membuat hubungan akun (Linked Account) untuk beberapa akun, diantaranya seperti
Cheque Account
dan
Trade Debtors. Fungsi akun-akun ini sudah digantikan oleh
Cash In Bank
dan
Account Receivable, tetapi justru belum ada
linked-nya. Oleh sebab itu

Anda perlu menyesuaikan hubungan akun-akun ini dan juga akun-akun lainnya sesuai dengan kebijakan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

1.)
Linked Accounts
untuk
Banking

Klik
Setup


^à


Linked Accounts


^à


Accounts & Banking Account

Pastikan
linked account
terisi seperti gambat berikut ini. Kemudian klik OK

Catatan:

Contoh di atas untuk kasus Strawberry Salon & Spa. Untuk
linked account
pada

Bank


Account for Undeposited Funds

jenis akun yang di-link

menyesuaikan kebutuhan


data perusahaan. Jika akun
Undeposited Funds
pada daftar akun atau
Account List
diedit menjadi
Petty Cash
maka

Bank Account for Undeposited Funds

akan
link
dengan akun
Petty Cash. Jika
Undeposited Funds
diedit menjadi
Cash on Hand
maka akan seperti contoh di atas.

2.)
Linked Accounts
untuk
Sales

Klik
Setup


^à


Linked Accounts


^à


Sales Accounts

Kemudian lengkapi akun yang akan dibuat
link