Alat Semacam Filling Cabinet Yang Digerakkan Dengan Cara Diputar Adalah

Alumnice.co – Alat Semacam Filling Cabinet Yang Digerakkan Dengan Cara Diputar Adalah

Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang. Sering data-data ini berupa berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki banyak salinan. Contohnya adalah data otentik milik lembaga pendidikan. Peranan arsip dalam sebuah organisasi swasta dan pemerintahan sangatlah penting untuk didokumentasi dengan baik sehingga visi dan misi sebuah perusahaan bisa tercapai dengan effektif.

Walaupun sekarang ini pengarsipan dapat dilakukan di komputer, banyak jenis peralatan kearsipan manual tidak ditinggalkan begitu saja. Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik mereka. Meskipun data-data bisa diarsipkan dengan media penyimpanan komputer, seringkali backup secara
hardcopy
juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan. Ada macam-macam alat pengarsipan dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

Fungsi Peralatan Kearsipan

Peralatan arsip memiliki fungsi umum sebagai berikut,

  1. Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.
  2. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
  3. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.
  4. Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.

Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan

Dengan banyaknya dokumen yang harus di dokumentasikan, peralatan kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk setiap perusahaan, berikut daftar 12 jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya;

1. Filling Cabinet

Peralatan kearsipan Filling Cabinet

Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan berkas ke dalam laci.
Filling Cabinet
ini bisa terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya menggunakan semacam slide untuk mempermudah ketika membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar hingga lepas. Mekanisme sederhana ini sangat membantu untuk buka tutup laci. Di depan laci bisa ditempelkan label untuk memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya. Beberapa
Filling Cabinet
memiliki kunci khusus untuk menghindari pembobolan berkas yang disimpan.

2. Rotary

Peralatan kearsipan Rotary

Rotary
adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk
Filling Kabinet

di atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan
rotary
ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor.

Baca :   Berikut Ini Yang Merupakan Wujud Sikap Hormat Kepada Guru Adalah

3. Lemari Arsip

Peralatan kearsipan Lemari Arsip

Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti
Filling Cabinet

tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti
Filling Cabinet. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu.

4. Rak Arsip

Peralatan kearsipan Rak Arsip

Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya.

5. Map Arsip Atau Map Folder

Peralatan kearsipan Map Folder

Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni
Stopmap Folio,
Map Snelhecter,
Map Folder,
Hanging Folder.

6. Ordner

Peralatan kearsipan Ordner

Ordner
ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam
ordner
perlu melubanginya menggunakan
perforator. Alat ini terbuat dari materi yang tebal dan cukup kuat untuk diletakkan secara lateral.

Baca Juga: Pengertian Ordner Dan Fungsinnya

7. Stapler

Peralatan kearsipan Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk mengikat sejumlah lembaran kertas. Stepler mudah ditemukan di toko buku yang tersedia di berbagai mall di Jakarta.

Jenis Jenis Stapler menurut fungsi dan kebutuhan;

  • Stapler Ukuran Kecil –  Max 10 lbr kertas
  • Stapler Ukuran Sedang – Max 20 lbr Kertas
  • Stapler Ukuran Besar – Max >20 lbr kertas
Baca :   Berikut Beberapa Contoh Bunga Tumbuhan Untuk Sayuran Kecuali

8. Perforator

Peralatan kearsipan Perforator

Perforator
adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan berkas ke dalam order. Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki diameter 5 milimeter. Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5 lubang. lebih dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang biasanya dimiliki oleh percetakan
offset
dan percetakan
digital
untuk melubangi pekerjaan Kalender dan Agenda.

9. Label

Peralatan kearsipan Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada pengelompokan kertas, lalu dapat ditempelkan pada bagian folder. Anda bisa mencetak stiker label sendiri sehingga label terlihat menarik dan bagus. Namun untuk menghemat biaya, anda bisa menggunakan sticky note untuk di tempelkan sebagai pengingat.

10. Alat Sortir

Peralatan kearsipan Alat Sortir

Alat sortir biasa digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.

Baca juga: Apa Itu Percetakan?

11. Guide

Peralatan kearsipan Guide

Guide
adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen.
Guide
bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk
Guide
biasanya kertas tebal atau karton.

Guide
sendri memiliki dua bagian penting yang perlu dipahami;

  • Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label tulisan yang menandakan pengelompokan dokumen.
  • Badan guide, bagian dimana dokumen anda diposisikan sehingga rapih dan mudah dicari.

Guide digunakan pada bagian depan tumpukan dokumen Anda yang berada di
filling cabinet. Atau jika anda menggunakan ordner anda bisa menyisipkannya diantara ordner sehingga pengelompokan mudah dicari. Guide tersedia dalam berbagai ukuran (A4 atau Folio) dan bisa dibuat
custom
sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan besarnya dokumen yang dimiliki.

12. Numerator

Peralatan kearsipan Numerator

Dalam jenis peralatan kearsipan,
numerator
dibutuhkan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat
numorator
bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan jumlah digit tertentu.

Baca :   Cara Menghapus Tinta Pulpen Di Kertas Putih

13. Stopmap Folio

Peralatan kearsipan Stopmap Folio

Jarang orang mengetahui namanya,
Stopmap
adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat penjanjian dan lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4 (21,6 cm x 33 cm).

Jenis kertas yang digunakan untuk membuat
Stopmap

adalah jenis kertas karton, Akan tetapi banyak sekali perusahaan yang mencetak secara
custom
dengan jenis kertas lainnya seperti Concorde, Manila, BW (Black White), kertas Ivory, kertas Buffalo dan lainnya. Untuk membuat Stopmap secara
custom
banyak sekali pilihan teknik cetak yang tersedia mulai cari teknik cetak
offset, sablon, atau
digital
offset.

14. Map Snelhecter

Peralatan kearsipan Map Snelhecter

Ada 2 jenis map
Snelhecter
yang tersedia di banyak toko stationery yaitu jenis kertas dan jenis plastik. Akan tetapi yang paling populer dan banyak digunakan adalah yang berbahan plastik. map
Snelhecter
memiliki banyak varian warna (Hijau, Kuning, Merah dan Biru). Fungsi dari warna yang bervariasi adalah untuk membedakan dokumen yang disusun sehingga tidak membingungkan.

Untuk menggunakannya, kertas di lubangi dengan alat arsip
perforator
2 lubang terlebih dahulu. Pada saat membuka map
Snelhecter
akan terlihat besi putih ditengahnya dengan posisi vertikal. bukalah sisi atas dan bawahnya besi tersebut sehingga besi mengacung ke atas, lalu posisikanlah lubang yang ada di kertas kedalam besi tersebut dan kunci kembali.

15. Hanging Map

Peralatan kearsipan hanging map

Hanging map
adalah sebuah map yang memiliki kaitan diatasnya. kaitan ini berfungsi untuk menggantungkan map pada
filling tray
yang nantinya dimasukan kedala
filling cabinet. Map ini cukup populer digunakan untuk membantu perusahaan menyimpan dokumennya. Hanging map tersedia di toko toko ATK dan bisa dibeli secara
offline
ataupun
online

Itulah jenis peralatan kearsipan yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk mendokumentasi pekerjaan seperti invoice, surat jalan, nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang rapi akan membantu kelancaran usaha dan bisnis anda. Semoga web yang menyediakan informasi percetakan dan desain grafis ini bisa membawa manfaat untuk pengusaha dalam mengatur dokumen dokumen yang penting. Salam Sukses !

Alat Semacam Filling Cabinet Yang Digerakkan Dengan Cara Diputar Adalah

Sumber: https://solusiprinting.com/15-jenis-peralatan-kearsipan-penjelasan-fungsinya/

Check Also

Cara Membuat Alat Pembengkok Besi Manual

Alumnice.co – Cara Membuat Alat Pembengkok Besi Manual Besi beton telah menjadi bagian yang hampir …